Der Verkauf eines Immobilienportfolios ist ein komplexer Prozess, der die Prüfung einer immensen Menge an Daten erfordert – von Mietverträgen über Baupläne bis hin zu Gutachten. Die Due Diligence (DD) in der Immobilienwirtschaft ist extrem dokumentenlastig. Ein unorganisierter Virtueller Datenraum (VDR oder Data Room) kann den Verkaufsprozess um Wochen verzögern und das Vertrauen potenzieller Käufer untergraben.
Die VDR-Struktur muss daher perfekt auf die spezifischen Bedürfnisse der Immobilien Due Diligence zugeschnitten sein, um Effizienz zu maximieren und Transparenz zu schaffen.
1. Das Strukturprinzip: Vom Portfolio zum Asset
Die beste Struktur für einen Immobilienportfolio-Verkauf folgt einer klaren, zweistufigen Hierarchie, die es dem Käufer ermöglicht, sowohl die Gesamtstrategie als auch die Details jedes einzelnen Objekts schnell zu erfassen:
Portfolio-Ebene (General Information): Informationen, die das gesamte Portfolio betreffen.
Asset-Ebene (Property-Specific): Separate Ordner für jedes einzelne Objekt.
A. Portfolio-Ebene (Level 1)
Dieser Abschnitt enthält Dokumente, die für die strategische Bewertung des gesamten Portfolios wichtig sind:
1. Executive Summary: Management-Präsentationen, Verkaufs-Memorandum (IM).
2. Portfolio-Finanzen: Gesamteinnahmen, Schuldenstand, Cashflow-Modelle auf Portfolio-Basis.
3. Steuerliche Struktur: Verträge der Holding-Gesellschaften, relevante Steuermodelle.
B. Asset-Ebene (Level 2 und 3)
Dies ist das Herzstück der DD. Für jedes Objekt (Asset) muss ein eigener, identisch strukturierter Ordner existieren. Die Einheitlichkeit der Ordnerstruktur für alle Assets ist entscheidend für die Vergleichbarkeit.
| Asset-Ordner (z.B. "Asset 1 – Musterstraße 12") | Wichtige Unterkategorien (Level 3) | Relevante Dokumente |
| 3.1 Legal | 3.1.1 Grundbuchauszüge, 3.1.2 Baugenehmigungen, 3.1.3 Öffentliches Recht. | Dienstbarkeiten, Baulastenverzeichnis, Bescheide. |
| 3.2 Commercial/Lease | 3.2.1 Mietverträge (Top-Mieter), 3.2.2 Mieter-Korrespondenz, 3.2.3 Mieteingänge/Arrears. | Mietvertrags-Originale, Mietanpassungen. |
| 3.3 Technical/Environmental | 3.3.1 Baupläne/Grundrisse, 3.3.2 Energieausweise, 3.3.3 Umweltgutachten. | Wartungsprotokolle, Mängelprotokolle. |
| 3.4 Insurance | 3.4.1 Gebäudeversicherungen, 3.4.2 Schadensfälle. | Versicherungspolicen, Schadenshistorie. |
2. Spezifische Anforderungen im Immobilien-VDR
Um das hohe Volumen an Dokumenten effizient zu verwalten, muss der Datenraum spezifische Funktionen bieten:
Massen-Uploads: Die Möglichkeit, die oft komplexen Ordnerstrukturen der Assets (mit Tausenden von Dokumenten) schnell und strukturerhaltend hochzuladen.
Volltextsuche (OCR): Da viele Immobilienunterlagen (z. B. Baupläne, ältere Mietverträge) als Scans vorliegen, ist die OCR-Fähigkeit für eine durchsuchbare Datenbank zwingend erforderlich.
Granulare Rechte: Es muss möglich sein, einzelnen Käufern nur bestimmte Assets freizugeben (z. B. nur die in Berlin gelegenen Objekte).
3. Fazit
Die VDR-Struktur im Immobilienportfolio-Verkauf ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Durch die klare Unterscheidung zwischen Portfolio- und Asset-Ebene und die Nutzung standardisierter Unterkategorien wird die Prüfung beschleunigt. Dies ermöglicht es dem Käufer, schnell die Risiken und Potenziale jedes Assets zu bewerten und führt zu einem schnelleren Closing der Transaktion.